Régularisation des charges locatives : le guide du bailleur

Les charges que le locataire rembourse

Le locataire ne rembourse que les charges dites « récupérables ». Pour un logement loué vide, leur liste est fixée par le décret n° 87-713 du 26 août 1987 : par exemple l'entretien des parties communes, l'ascenseur, l'eau et le chauffage collectifs, les espaces verts, la taxe d'enlèvement des ordures ménagères, la taxe de balayage et la redevance d'assainissement. Une dépense qui ne figure pas dans cette liste reste à la charge du propriétaire.

Provisions et régularisation annuelle

Le locataire paie ses charges par provisions : des avances mensuelles d'un même montant, fixées d'après le budget prévisionnel et les charges de l'année précédente. Au moins une fois par an, le propriétaire compare le total des provisions aux dépenses récupérables réelles :

• si les provisions dépassent les dépenses, il rembourse le trop-perçu ;
• si elles sont insuffisantes, il demande un complément.

Régularisation = charges récupérables de l'année − provisions versées

Exemple : un locataire a versé 50 € de provisions par mois, soit 600 € sur l'année. Les charges récupérables de son logement s'élèvent à 680 €. Le propriétaire lui réclame 80 €, et peut ajuster les provisions pour l'année suivante.

Les étapes

• Réunir les dépenses de l'année. En copropriété, partez du décompte annuel des charges envoyé par le syndic : il distingue la part récupérable.
• Calculer la part du logement, par nature de charges (eau, chauffage, ascenseur, entretien…), et la comparer aux provisions encaissées.
• Envoyer le décompte au locataire un mois avant la régularisation, par nature de charges, avec le mode de répartition entre les logements.
• Tenir les justificatifs à sa disposition pendant les 6 mois qui suivent l'envoi du décompte.
• Réclamer le complément ou rembourser le trop-perçu, puis ajuster les provisions si besoin.

La taxe d'enlèvement des ordures ménagères

Elle figure sur l'avis de taxe foncière du propriétaire, mais elle fait partie des charges récupérables : le propriétaire peut en demander le remboursement à son locataire, pour la période où il a occupé le logement.

Une régularisation faite en retard

Si la régularisation n'a pas été faite avant la fin de l'année civile qui suit l'année où les charges étaient dues, le locataire peut demander, par lettre recommandée avec accusé de réception, à payer le complément sur 12 mois. Le juge peut refuser un rappel tardif qu'il juge déloyal ou brutal. Dans tous les cas, le propriétaire peut réclamer des charges pendant 3 ans, et le locataire peut se faire rembourser un trop-versé pendant le même délai.

En location meublée

Un bail meublé peut prévoir des provisions avec régularisation annuelle, selon les mêmes règles, ou un forfait de charges, dont le montant est fixé au bail et ne donne lieu à aucune régularisation.